« La technologie est disponible, alors vouloir c’est pouvoir », affirme le courtier Rick Dubord.

Par Toby Welch

Le bureau de courtage immobilier sans papier n’est plus un rêve intangible. Il peut désormais être mis en œuvre rapidement, et ce n’est pas aussi difficile que les gens le pensent.

Robert May gère la firme Rainbow Realty, à Lethbridge, en Alberta. Il a éliminé toute la paperasse de son bureau en 2006 et il aide maintenant d’autres courtiers à effectuer la transition.

« Ce qui m’a incité et motivé à travailler sans papier c’est le désir d’améliorer notre organisation et le besoin de réduire les coûts », affirme May. « Le tout premier changement, et sans aucun doute le plus facile, fut de passer d’un télécopieur à papier ordinaire à un service de télécopie Internet, un service que j’utilise toujours et que je recommande fortement. La télécopie Internet fonctionne parfaitement bien avec la technologie de stockage nuagique des documents et me permet d’avoir accès facilement à tous mes dossiers, en tout temps et de partout ».

May ajoute : « J’utilise actuellement Dropbox pour stocker tous mes documents en ligne car je trouve que cette application est fort efficace et très bon marché. Elle s’intègre bien avec tous mes appareils numériques et elle permet de sauver toutes les révisions de document; c’est une caractéristique fantastique. Je dispose également d’un logiciel gratuit appelé Evernote que j’utilise avec mon téléphone intelligent pour scanner et organiser tout ce que je veux me rappeler de faire, un peu plus tard ».

L’utilisation de toute cette technologie a permis à May de réduire ses coûts d’opération, d’accroître son efficacité et d’acquérir une certaine réputation auprès du public parce qu’il offre des services adaptés aux goûts du jour.

« Je recommande à tous les gestionnaires de bureau de songer à investir dans de telles technologies le plus tôt possible. Les clients évoluent et s’attendent à nous voir les utiliser et les membres de l’industrie s’attendront également à en disposer dans les diverses firmes de courtage. Le changement est inévitable ».

Les principaux obstacles qui font hésiter les courtiers à s’engager dans cette démarche ce sont successivement l’investissement initial et le temps d’apprentissage. Toutefois, la plupart des moyens technologiques nécessaires pour éliminer tout le papier sont souvent offerts gratuitement, pour une période d’essai déterminé. Sur une base mensuelle, affirme May, il n’en coûte que 20 $ pour la télécopie par courriel et 10 $ pour le stockage en ligne, à titre d’exemples.

Jessica Stoner, courtière et propriétaire de la firme Re/Max Alpine Realty, à Canmore, en Alberta, gère son bureau sans papier depuis trois ans. « Bien sûr que ça prend un certain temps pour mettre tout en place le système qui éliminera la paperasse. Mais, une fois que c’est fait, il permet au client, au courtier et à tous les employés de sauver beaucoup de temps. Il rend les choses plus faciles et accélère les façons de faire, comme c’est le cas lorsque l’on cherche un document ou un dossier. Quant on utilise des dossiers en papier, la recherche d’un dossier qui a pu être mal placé, par exemple, exige un temps considérable, très souvent ».

Les clients de Stoner aiment beaucoup son système. « Plusieurs clients apprécient de pouvoir effectuer des transactions sans papier. Nous disposons d’outils technologiques de base, comme le bloc-notes Real Sign Pad. C’est un appareil vraiment facile à utiliser que l’on branche à un ordinateur, via un port USB. Le client écrit sur le bloc-notes et voit son écriture s’appliquer sur un contact. La simplicité de l’opération permet aux clients qui ont moins d’expérience avec la technologie d’être tout de même à l’aise, parce que c’est exactement comme s’ils apposaient leur signature sur papier. Avec nos clients plus avancés en matière de technologie, nos courtiers ont tendance à utiliser un iPad ou un autre type d’appareil du même genre ».

Rick Dubord, courtier chez HomeLife Benchmark Realty, à Surrey, en Colombie-Britannique, et président de Realty Nuance, s’est toujours intéressé de près à la technologie. Il y a sept ans, Dubord s’est joint à deux courtiers de Lower Mainland et ils ont créé la firme Realty Nuance, un centre d’affaires virtuel. Ils ont éliminé tout le papier, dès l’année suivante.

« Dès que nous avons pu intégrer nos affaires avec la chambre immobilière, tout le système s’est mis à fonctionner sans faille », déclare Dubord. « Une fois le système bien en place, les gens des ventes ont accepté l’idée. Au début de la mise en œuvre, les gens ont un peu de difficulté, notamment à cause de leurs paradigmes et de leurs anciennes façons de faire ».

Mais Dubord a conquis tous ses employés lorsqu’ils ont pris conscience des véritables avantages du système transactionnel sans papier. Ce fut le cas, par exemple, lorsqu’un des courtiers s’est fait voler tous ses dossiers dans son auto. Il était littéralement dévasté jusqu’à ce qu’il se rende compte qu’il était désormais possible de retrouver tous ses dossiers dans le classeur virtuel en ligne de la firme.

Cette façon de faire a également permis à Dubord de rationaliser ses services et l’organisation de son bureau. Au lieu d’avoir un gestionnaire pour desservir 25 courtiers, l’administrateur est désormais en mesure d’en desservir trois fois plus. Dubord affirme que le système sans papier est 85 fois plus efficace que le système à papier et qu’il permet en plus d’éliminer beaucoup d’erreurs.

La firme Realty Nuance stocke tous ses documents en ligne de façon chronologique et le client est en mesure de les voir se déployer au moment de la transaction.  La firme peut utiliser aussi bien la signature biométrique que numérique. Il n’est plus nécessaire d’investir dans du nouvel équipement puisque tout fonctionne via le Web. Quelques bureaux de HomeLife utilisent ce système, de même que leurs concurrents, comme Royal LePage et Re/Max.

Dubord estime qu’il sauve en moyenne 1,65 $ par dossier puisqu’il n’a plus à débourser pour l’encre, le papier, la main d’œuvre et l’entreposage. Sans oublier d’autres avantages comme une plus grande facilité à superviser les transactions, les vérifications à distance, l’intégration de tous les services administratifs et un outil de recrutement fort attrayant et efficace.

Si vous voulez que le processus se déroule le plus facilement possible, Stoner suggère ce qui suit : « L’outil le plus simple avec lequel débuter c’est le bloc-notes Real Pad. Cet outil permet à n’importe quel courtier de travailler facilement sans papier dès les premiers jours qu’il l’utilise. L’autre chose à utiliser par la suite c’est un service de stockage en ligne de documents, comme Google Docs (gratuit) ou Dropbox (peu coûteux). Par ailleurs, tous les documents peuvent désormais être signés sans papier et stockés dans le Nuage, tout en étant accessible en tout temps. C’est véritablement aussi simple que cela ».

Sans même tenir compte du niveau de technologie que vous souhaitez pour fonctionner sans papier, vous arriverez à trouver un système approprié pour vos opérations, car de multiples options sont disponibles, pour tous les niveaux d’opération. À titre d’exemple, le système de gestion électronique des documents de Faltour, GED immobilière et solutions pour l’immobilier, est disponible au Québec. Les associés de chez Keller Williams Realty utilisent le système eEdge et d’autres systèmes comme Real Estate Dashboard and Opreie, entre autres.

Vous n’êtes toujours pas convaincu de vouloir fonctionner sans papier ? Réfléchissez à ce que vous dit James Buonassisi, courtier chez Re/Max Select Realty, à Vancouver. En se servant tout simplement d’une tablette, maintenant un iPad, Buonassisi travaille sans papier depuis les trois dernières années. « Ne réinventez pas la roue. Demandez de l’aide à d’autres qui ont plus d’expérience en la matière. Ici, à Vancouver, vous pouvez avoir accès à un consultant spécialisé qui vous aidera à démarrer et je vous recommande fortement quelqu’un comme lui ».

Dubord ajoute d’autres points à considérer, en conclusion : « Généralement, ceux qui se plaignent le plus lorsque vous débutez avec un système sans papier sont les mêmes qui y trouvent la plus grande satisfaction. Le plus grand défi à surmonter dans l’industrie c’est justement que le courtier moyen n’est pas toujours ouvert à de grands changements ».